Urlaubsanspruch: Wann verfällt er noch, wann nicht mehr?

Nein. Urlaub verfällt weder zum Jahresende noch nach der dreijährigen Verjährungsfrist automatisch, ein Dauerthema im Themenfeld Rechte im Job. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer zuvor konkret auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihn klar auf den drohenden Verfall hinweisen. Erst danach beginnen Verfallsfristen und Verjährung überhaupt zu laufen. Eine Ausnahme gilt bei durchgehender Erkrankung seit Beginn des Urlaubsjahres: Hier verfällt der Anspruch weiterhin nach 15 Monaten, unabhängig von einem Hinweis. Rechtsstand: Juli 2026.

Warum verfällt Urlaub nicht mehr automatisch?

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden, eine Übertragung auf das Folgejahr ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig und dann bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen. Über Jahrzehnte galt diese Regel als automatischer Verfallsmechanismus: Wer seinen Urlaub nicht beantragte, verlor ihn, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber ihn überhaupt darauf aufmerksam gemacht hatte.

Der Europäische Gerichtshof hat dieser Praxis 2018 in der Rechtssache C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft) eine Grenze gesetzt. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe mit Urteil vom 19. Februar 2019 (Az. 9 AZR 541/15) in deutsches Recht umgesetzt: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer konkret und mit voller Transparenz in die Lage versetzen, seinen Urlaub tatsächlich zu nehmen. Das bedeutet, er muss ihn, wenn nötig förmlich, auffordern, den Urlaub zu beantragen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilen, dass der Urlaub andernfalls am Jahresende oder nach Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt. Kommt der Arbeitgeber dieser Mitwirkungsobliegenheit nicht nach, verfällt der Urlaubsanspruch nicht, sondern bleibt bestehen und wird in das nächste Jahr übertragen.

Die Beweislast für einen ordnungsgemäßen Hinweis trägt der Arbeitgeber. Ein pauschaler Satz im Arbeitsvertrag oder in einer allgemeinen Urlaubsordnung genügt dafür nicht, der Hinweis muss sich auf die konkret noch offenen Urlaubstage im jeweiligen Jahr beziehen.

Verjährt der Urlaubsanspruch nach drei Jahren, auch ohne Hinweis?

Neben dem jährlichen Verfall stellte sich lange die Frage, ob zumindest die reguläre dreijährige Verjährungsfrist nach § 195 BGB unabhängig von einem Arbeitgeberhinweis läuft. Der EuGH hat dies in der Rechtssache C-120/21 vom 22. September 2022 verneint: Auch die Verjährung darf erst beginnen, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheit erfüllt hat.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 266/20) übernommen: Die Verjährungsfrist nach § 195 BGB beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB grundsätzlich erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ordnungsgemäß auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Fehlt dieser Hinweis über mehrere Jahre, bleibt der Urlaubsanspruch entsprechend lange bestehen, wie der zugrundeliegende Fall einer Steuerfachangestellten mit über 100 offenen Urlaubstagen aus fünf Jahren zeigt. Die Einzelheiten dieses Urteils und seine praktischen Folgen für Beschäftigte behandelt der Beitrag Resturlaub verfällt nicht mehr: Hinweispflicht des Arbeitgebers vertiefend.

Was gilt bei Langzeiterkrankung? Die 15-Monats-Grenze

Bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit gilt eine eigenständige Regel, die auf die EuGH-Entscheidung KHS (Rechtssache C-214/10 vom 22. November 2011) zurückgeht: Ein Übertragungszeitraum von 15 Monaten nach Ablauf des Urlaubsjahres ist mit Unionsrecht vereinbar, weil er den zwölfmonatigen Bezugszeitraum deutlich übersteigt. Nach Ablauf dieser 15 Monate kann der Urlaubsanspruch eines durchgehend arbeitsunfähigen Arbeitnehmers verfallen, selbst ohne Hinweis des Arbeitgebers.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Grundregel mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 245/19) präzisiert und dabei eine entscheidende Unterscheidung getroffen.

1. War der Arbeitnehmer bereits seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der Urlaub nach Ablauf der 15-Monats-Frist unabhängig davon, ob der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheit erfüllt hat. Der Hinweis hätte in dieser Konstellation ohnehin nichts bewirkt, weil der Arbeitnehmer den Urlaub krankheitsbedingt gar nicht hätte nehmen können.
2. Hat der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr dagegen noch teilweise gearbeitet, bevor die Erkrankung eintrat, bleibt die Hinweispflicht des Arbeitgebers bestehen. Nur wenn der Arbeitgeber in dieser Phase ordnungsgemäß auf den drohenden Verfall hingewiesen hat, greift die 15-Monats-Grenze. Ohne Hinweis verfällt der in der Arbeitsphase erworbene Urlaub auch nach Ablauf der 15 Monate nicht.

Diese Differenzierung ist in der Praxis entscheidend: Wer im Januar erkrankt und bis zum Jahresende arbeitsunfähig bleibt, verliert den Urlaub nach 15 Monaten auch ohne jeden Hinweis. Wer dagegen erst im Oktober erkrankt und die ersten neun Monate gearbeitet hat, behält den Urlaubsanspruch, wenn der Arbeitgeber ihn während der Arbeitsphase nicht rechtzeitig zur Urlaubnahme aufgefordert hat.

Was passiert mit dem Urlaub bei Kündigung?

Endet das Arbeitsverhältnis, bevor der gesamte Urlaub genommen wurde, wandelt sich der Anspruch nach § 7 Abs. 4 BUrlG in einen Abgeltungsanspruch um: Der Arbeitgeber muss den nicht genommenen Urlaub finanziell auszahlen. Das gilt unabhängig davon, wer die Kündigung ausgesprochen hat, und unabhängig von der Kündigungsfrist, solange der Urlaub bis zum letzten Arbeitstag nicht vollständig gewährt werden konnte.

Die Höhe der Abgeltung berechnet sich nach dem Urlaubsentgelt, das der Arbeitnehmer erhalten hätte, wenn er den Urlaub tatsächlich genommen hätte. Auch für den Abgeltungsanspruch gelten die oben beschriebenen Grundsätze zu Verfall und Verjährung: Hat der Arbeitgeber während des laufenden Arbeitsverhältnisses seine Hinweispflicht nicht erfüllt, kann der Arbeitnehmer auch nach Beendigung noch Urlaub aus zurückliegenden Jahren abgegolten verlangen. Wer während einer Freistellung nach der Kündigung erkrankt, sollte zusätzlich prüfen, ob die Freistellung im Kündigungsschreiben unwiderruflich und unter Anrechnung des Urlaubs erfolgte, da dies die Abgeltungsfrage im Einzelfall beeinflusst.

Wie sollte ein Hinweisschreiben des Arbeitgebers aussehen?

Damit sich ein Arbeitgeber im Streitfall auf den Verfall oder die Verjährung des Urlaubs berufen kann, muss der Hinweis bestimmte inhaltliche Mindestanforderungen erfüllen. Fehlt auch nur eines der folgenden Elemente, gilt die Mitwirkungsobliegenheit als nicht erfüllt.

1. Die konkrete Anzahl der zum Zeitpunkt des Hinweises noch offenen Urlaubstage des jeweiligen Arbeitnehmers, keine pauschale oder geschätzte Angabe.
2. Die ausdrückliche Aufforderung, den Resturlaub im laufenden Kalenderjahr zu beantragen und zu nehmen.
3. Der klare Hinweis auf die Rechtsfolge, also dass der Urlaub bei Nichtnahme zum Jahresende oder nach Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt.
4. Ein Zeitpunkt, der dem Arbeitnehmer noch eine realistische Chance lässt, den Urlaub tatsächlich zu nehmen, ein Hinweis am 20. Dezember für das laufende Jahr genügt dem nicht.
5. Eine Form, die sich im Streitfall beweisen lässt, in der Praxis am sichersten Textform per E-Mail mit Lesebestätigung oder Zustellnachweis, adressiert an den einzelnen Arbeitnehmer.

Arbeitgeber, die diesen Hinweis jährlich, individuell und schriftlich dokumentieren, schützen sich wirksam davor, dass sich über Jahre unkontrolliert Urlaubsansprüche aufbauen. Arbeitnehmer wiederum sollten bei streitigen Fällen zuerst prüfen, ob ein solcher Hinweis für das jeweilige Jahr überhaupt vorliegt, bevor sie einen vermeintlichen Verfall hinnehmen.

Kontaktieren Sie unsere Kanzlei unter 04202 / 6 38 37 0 oder schreiben Sie eine E-Mail an info@rechtsanwaltkaufmann.de.

Jetzt individuell beraten lassen

Die Informationen in diesem Artikel dienen allgemeinen Informationszwecken und ersetzen keine rechtliche Beratung im Einzelfall.

Thematisch schließen daran Anwalt für Betriebsrente und Arbeitsunfall Eigenverschulden an.